Virtueller Workshop 'Teamwork auf Distanz' für den DAAD
Das Anliegen unseres Kunden
Mobiles Arbeiten im Team – wie kann es gelingen, Teamarbeit auf Distanz zu gestalten? Was braucht es, damit die Kommunikation effizient, das Team arbeitsfähig und der Zusammenhalt im verteilten Team bestehen bleibt? Vor diesen Fragestellungen standen nicht nur die Leitungskräfte des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD) (wie in unserer Case Study beschrieben), sondern auch die jeweiligen Teams und Ortskräfte im DAAD Außennetzwerk. Diejenigen, die die vielen Anfragen von Studierenden bearbeiten und Auskünfte an Interessierte vor Ort geben, standen vor der Herausforderung, ihre Arbeit plötzlich virtuell zu gestalten – z.B. wie koordiniere ich Aufgaben, bei denen ich sonst einfach den Kollegen gegenüber oder im Büro nebenan kurz fragen konnte? Wie viele Teammeetings braucht es überhaupt und wie können wir diese zielgerichtet gestalten? Wie kann ich im mobilen Office die Arbeit vom Privatleben besser trennen? Den international tätigen Ortskräfte wollte der DAAD in einem virtuellen Austauschformat Unterstützung in der anhaltenden mobilen Arbeitssituation geben.
Das Projekt
Waren die ersten Live-Online-Trainings für Leitungskräfte des DAAD eher top-down ausgerichtet, ging es nun darum, eine Vorgehensweise zu wählen, die einen bottom-up Ansatz verfolgt. Ziel war es, den Austausch unter den Teilnehmenden bedarfsorientiert zu gestalten, an den Erfahrungswerten der Gruppe anzusetzen und das voneinander Lernen zu stärken. Neben Reflexionselementen und kurzen Trainerimpulsen wurden in kollegialen Beratungssequenzen konkrete Lösungsansätze im Umgang mit der aktuellen Arbeitssituation entwickelt. Für die Durchführung wurde deshalb eine flexible Herangehensweise gewählt. In Form von 90-minütigen Webinaren wurden Teilnehmende aus den unterschiedlichsten Destinationen sowie Kontinenten zusammengeschaltet und konnten an ihren spezifischen Fragestellungen arbeiten. Die interaktiven Sessions gestalteten sich aus einem Zusammenspiel von Best Practices der Ortskräfte aus anderen Locations und spezifischen Inputs seitens des KI.M Trainers. Der Fokus lag dabei auf der positiven Gestaltung der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Kollegen vor Ort. Als spezifische Inhalte wurden virtuelle Kommunikation, Remote Arbeitsteilung sowie Selbstorganisation im mobilen Arbeiten (u.A. Zeitmanagement, Struktur im Tagesablauf, Motivation) thematisiert – alles unter der Überschrift „Teamwork auf Distanz“.
Das Ergebnis
Durch das flexible Workshopformat, die aktive Mitgestaltung und inhaltliche Schwerpunktlegung durch die Teilnehmenden wurde der Erfahrungsaustausch und der Input passgenau auf die Gruppe zugeschnitten, um den größtmöglichen Lerneffekt zu erzielen. Dabei vernetzten sich die Ortskräfte untereinander und konnten hilfreiche Tipps der anderen Teilnehmenden und des KI.M Trainers direkt in ihre Arbeitswelt übertragen.
